Ruta y Herramientas para construir alianzas

El faro de los asesores de alianzas del programa Sacúdete

La ruta y su caja de herramientas para la gestión de alianzas del programa Sacúdete es una estrategia construida a partir de las experiencias y aprendizajes de los asesores de alianzas. Ellas y ellos compartieron sus metodologías y mejores prácticas para construir una versión que apoyará el proceso de creación y vinculación de adolescentes y jóvenes a oportunidades en los diferentes territorios del país. 

La ruta está compuesta por tres fases: Preparar, Accionar y Transferir.  Así como por las herramientas que apoyan la implementación efectiva de cada fase.

La ruta ofrece un banco de herramientas que le ayudarán a implementar cada una de las fases. A lo largo del texto, se hará alusión a estas y se indicará dónde hacer clic para acceder a estas.   

FASE UNO - PREPARAR

La fase uno está compuesta por cuatro acciones que preparan el proceso de generación de alianzas. A continuación, presentaremos los pasos de cada acción y la herramienta que podrá utilizar para su desarrollo.

1.1
ANTECEDENTES

Definición: hace referencia al proceso de revisión de las alianzas anteriores (efectivas o no) así como en el reconocimiento previo de experiencias a través de los adolescentes y jóvenes que lograron alianzas efectivas.

La actividad principal en antecedentes consiste en revisar el punto de partida sobre el cual el asesor de alianzas inicia la construcción de las alianzas. Es decir, 

  1. Establezca contacto con la oficina regional del ICBF para acceder al Directorio de alianzas y demás documentos para conocer a los aliados previos.
  2. Conocer alianzas previas y aliados interesados en continuar a través del directorio de alianzas nacionales o municipales que reposará en la oficina regional de ICBF. 
  3. Reconocer casos fallidos y efectivos de alianzas. Esta información podrá obtenerse directamente en el acta de finalización de alianzas y en el registro de trayectoría del aliado que reposarán en la oficina regional de ICBF. 
  4. Identificar adolescentes o jóvenes que participaron en las vigencias previas del programa en el tablero de monitoreo de adolescentes y jóvenes que reposará en la oficina regional del ICBF. Ellos podrán convertirse en embajadores de oportunidades frente al nuevo grupo de participantes y en el relacionamiento con entidades pública y privadas. 

 

🛠 Directorio de Alianzas (ver Ficha descriptiva)

1.2
ENCUADRE

Definición: actividad a través del cual el asesor de alianzas socializa el alcance de su rol y el trabajo a realizar por parte de los adolescentes y jóvenes para lograr materializar las alianzas. 

Para realizar el Encuadre, el asesor de alianzas debe: 

  1. Presentarse y contar quién es y cuál será su rol en el programa. Es decir, contar su experiencia y formación. 
  2. Compartir sus funciones y socializar el alcance de su labor. 
  3. Pactar con los adolescentes y jóvenes sus compromisos como responsables también del aprovechamiento de las oportunidades.

 

🛠 Guía de encuadre (ver Ficha descriptiva)

 

1.3
CONOCER JÓVENES Y ADOLESCENTES

El asesor de alianzas debe conocer cuáles son los intereses de las y los jóvenes y adolescentes en términos de educación, emprendimiento y empleo. Así, utilizando la herramienta 360, tendrá que: 

  1. Identificar las expectativas de los adolescentes y jóvenes frente a una oportunidad.
  2. Explicarles el proceso y las etapas que implica la materialización de una alianza. 
  3. indagar sobre los posibles obstáculos que pueden afrontar para vincularse a una oportunidad. Por ejemplo, acceso a internet, compresión de un formulario de inscripción o la disposición de recursos para transportarse a una entrevista o convocatoria. 
  4. Socializar las ofertas para descubrir con los participantes cómo estas pueden alinearse a sus proyectos de vida.
1.4
CONTACTAR ALIADOS: MUNICIPALES, NACIONALES, AGENCIAS DE COOPERACIÓN Y FUNDACIONES EMPRESARIALES

Una vez el asesor de alianzas ha conocido las alianzas previas (como se indicó en el paso 1.1), ha realizado el encuadre (como se indicó en el paso 1.2) y  ha conocido a los adolescentes y jóvenes (como se indicó en el paso 1.3) procederá con el proceso de contactar a los aliados. 

Así, el asesor de alianzas debe explorar a nivel municipal y nacional las empresas, agencias de cooperación y fundaciones empresariales que puedan interesarse en participar en alianzas.

En esta indagación es clave:

  1. Conocer los intereses de las empresas para vincularlos con lo que los adolescentes y jóvenes Sacúdete pueden ofrecer. 
  2. Identificar la oferta de entidades y servicios públicos del municipio para atender las necesidades de los adolescentes y  jóvenes.
  3. Indagar sobre el alcance de la oferta nacional que tiene capacidad de llegar a los territorios. 
  4. Identificar fundaciones empresariales que desarrollen proyectos para adolescentes y jóvenes en el municipio.
  5. Conocer agencias de cooperación que trabajen con adolescentes y jóvenes en el municipio.

Este tipo de  acciones pretenden presentar a la comunidad de adolescentes y jóvenes como un grupo focalizado de personas interesadas en fortalecer sus habilidades y capacidades para construir su proyecto de vida a partir de las tres líneas de trabajo, Educación, Emprendimiento y Empleo.

🛠 Directorio de Alianzas (ver Ficha descriptiva)

🛠 Carta de compromiso de participantes  (ver Ficha descriptiva)

FASE DOS -ACCIONAR

Esta fase está compuesta por tres pasos: Presentar Programa, Materializar Alianzas y Acompañar el proceso. El primer paso presenta una serie de acciones para contactar aliados. El segundo paso recomienda como materializar la alianza con las entidades y los participantes. El tercer paso propone un seguimiento detallado de las alianza con las entidades y los adolescentes y  jóvenes. 

2.1
PRESENTAR PROGRAMA

Hace referencia al proceso de presentación del programa a las entidades públicas y privadas. 

En este sentido, una vez se han identificado los aliados que se van a contactar, se inicia el proceso de relacionamiento. 

Así, el asesor de alianzas debe: 

  1. Solicitar una cita a través de un correo electrónico. 
  2. Presentar el programa de manera preliminar, a través del correo de solicitud de cita. 
  3. Validar qué sabe el aliado sobre el programa para no presentar la información que conoce previamente.
  4. Determinar en cuál de las tres "E" puede involucrarse el aliado y presentar las características de esta línea de trabajo.  
  5. Indague sobre las necesidade e intereses de la empresa y presente el tipo de capacidades de los adolescentes y jóvenes que actualmente el programa tiene. 

🛠 Herramienta de presentación del programa (ver Ficha descriptiva)

2.2
MATERIALIZAR ALIANZAS

Hace referencia al proceso de consolidación de las alianzas con las entidades públicas y privadas y los adolescentes y jóvenes.

A. Estructurar

El asesor de alianzas debe construir junto con la entidad aliada: 

  1. El objetivo  y los compromisos de la alianza.
  2. Las acciones a realizar con los adolescentes y jóvenes.
  3. Determinar los resultados esperados para cada una de las partes.
  4. Construir documento de acuerdo

🛠 Documento de acuerdo modelo (ver Ficha descriptiva)

B. Lanzar

Se refiere a la acción de presentar a los adolescentes y jóvenes cada oportunidad. 

Así, el asesor de alianzas debe: 

  1. Definir los canales y a quienes se les va a presentar la oportunidad.
  2. Reconocer las expectativas de los adolescentes y jóvenes.
  3. Definir los compromisos de los adolescentes y jóvenes.
  4. Identificar los recursos que tiene a disposición el participante

Una vez valorados estos aspectos, se sugiere conformar el equipo que participará en la oportunidad.

🛠 Lista de chequeo de requisitos y vinculaciones (ver Ficha descriptiva)

2.3
ACOMPAÑAR EL PROCESO

Se refiere a la revisión recurrente del cumplimiento de los compromisos por parte de las entidades y los participantes para la materialización de las alianzas. Este paso está compuesto por dos sub-pasos:

A. Monitorear y acompañar el proceso de aplicación de adolescentes y jóvenes

El asesor de alianzas debe acompañar al adolescente y jóven a: 

  1. Conocer la oportunidad y el procedimiento que se requiere para su participación.
  2. Definir los compromisos con la organización.
  3. Identificar posibles obstáculos que impidan la participación de las y los jóvenes en la oportunidad. 
  4. Identificar las posibles fases que la oportunidad demanda, así como sus tiempos. 
  5. Realizar una valoración final sobre su participación, así como de la oportunidad. 

 

🛠 Tablero de monitoreo de jóvenes y adolescentes (ver Ficha descriptiva)

B. Gestionar el proceso con la entidad 

El asesor o asesora deberá gestionar: 

  1. La comunicación oportuna de la información que permita la participación de las y los jóvenes y adolescentes en los términos acordados.
  2. El asesor de alianzas debe asegurar el cumplimiento de las actividades acordadas entre la entidad y la organización operadora del programa.
  3. Promover la verificación intermedia de las actividades pactadas. así como el cumplimiento de los objetivos y sus posibles resultados.

FASE TRES - TRANSFERIR

Durante esta última fase, se espera hacer el cierre administrativo y metodológico de la alianza y así mismo, contribuir a la construcción del banco de aliados del ICBF. La actividad principal es promover un cierre en el que se valoren los resultados, así como los aciertos y desaciertos para las organizaciones, adolescentes y  jóvenes.

3.1
FINALIZAR LA INICIATIVA

Esta acción hace referencia a la finalización formal y estratégica de la alianza. 

Así el asesor de alianzas debe:

  1. Determinar cuáles son los aspectos que formalmente determinan el cierre de la actividad.
  2. Realizar el cierre de la alianza en el marco de un acta de finalización. 
  3. Revisar si se cumplieron los objetivos, las acciones y si se al

 

🛠 Guía de aspectos a valorar en el cierre (ver Ficha descriptiva)
🛠 Acta de finalización de alianza (ver Ficha descriptiva)

3.2
TRANSFERIR A REGIONAL ICBF

Para finalizar cada ciclo de la estrategia de alianzas, es fundamental que el asesor de alianzas cierre con la transferencia de la alianza al ICBF. 

Para esto, el asesor de alianzas debe conformar un paquete de documentos que contenga:

  1. El memorando de entendimiento entre el operador y la entidad
  2. El acta de finalización de la alianza 
  3. El registro de trayectoria del aliado

 

🛠 Registro de trayectoria aliado/a (ver Ficha descriptiva)

La línea de meta

Al terminar la ruta usted habrá construido sólidas alianzas con entidades públicas y privadas y habrá acompañado el proceso adolescente y jóvenes y en el ejercicio de participar en las oportunidades. 

En ambos grupos su gestión habrá sido clave en materia de definición de objetivos, definición de actividades y de identificación de resultados esperados. Este ejercicio será vital para iniciar un banco de aliados/as sólido que potencie la vinculación de la oferta pública y el potencial del sector privado con los niños/as adolescentes y jóvenes que se están formando bajo la dirección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

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